Contar con una herramienta de gestión del tipo Enterpise Resource Planning (planificación de recursos empresariales ERP en ingles), no garantiza una correcta administración de las empresas, ya que ello debe ir acompañado de una definición de procesos, estructura organizacional, actualización permanente de versiones recientes, incorporación de nuevas funcionalidades, mantenimiento de la plataforma computacional y, en especial, del conocimiento de quienes participan en el flujo de la información corporativa.
En cada uno de estos aspectos existen desafíos para los que desarrollan y adquieren software.
La definición de procesos, como primera variable de análisis, tiene que ser realizada independiente de la herramienta de gestión que se va a usar. Para ello, hay que considerar no sólo la forma en que la compañía realiza sus actividades, sino cómo ha evolucionado la administración para los diferentes tipos de corporaciones. De hecho, este es uno de los problemas más habituales cuando se implementa un ERP y que se desglosa en dos partes: implementación para definir los procesos de la organización y el convencimiento que la empresa funciona sin inconvenientes, obviando que los sistemas de gestión ERP ya han incorporado las mejores prácticas, procedimientos y flujos de información.
Los desafíos son variados. Por un lado, las empresas deben separar secuencialmente las actividades. Primero, plantearse si es necesario rediseñar el modelo de negocios e investigar las mejores prácticas del mercado y la forma en que éstas pueden incorporarse en la compañía. Luego, definir los procesos y el flujo de información para determinar el sistema de gestión y proceder a su implementación, designando a un jefe de proyecto con las atribuciones que corresponda. En este contexto, los proveedores tienen que destacar la importancia de la separación de las actividades, responsabilidad de cada área, reforzar las prácticas del mercado incorporadas a los sistemas y nominar a los mejores para su ejecución. Proveedor y usuario no pueden olvidar la cultura organizacional y hacer frente a la resistencia natural al cambio.
En este contexto, los proveedores tienen que destacar la importancia de la separación de las actividades, responsabilidad de cada área, reforzar las prácticas del mercado incorporadas a los sistemas y nominar a los mejores para su ejecución.
En el caso de la estructura organizacional, ésta es el resultado del análisis del modelo de negocios que debe considerar la forma en que será utilizado el sistema de gestión en toda la empresa y quién será el encargado de su funcionamiento. Es frecuente comprobar que cada módulo es administrado por el área respectiva y justamente ahí existe otro desafío: una única persona a cargo que conozca las necesidades y ser la contraparte del proveedor. Esta persona debe tener conocimientos contables y de TI, del modelo de negocios y de la función de cada unidad de la empresa. Asimismo, del sistema de gestión y especialmente de la variable control de proyectos.
Cuando hablamos de la actualización permanente de versiones de un software de gestión es una función que generalmente recae en el área TI, cuando debiera ser responsabilidad del coordinador ya descrito. Lo mismo sucede con la incorporación de nuevas funcionalidades. Porque es este mismo encargado quien tiene que conocer las problemáticas que han sido solucionadas, saber de nuevas innovaciones liberadas, requerimientos técnicos de la nueva versión y determinar la forma y fecha en que serán instaladas cada una de las aplicaciones.
Todo, enmarcado dentro de la gestión de cambios. En este sentido, el desafío para las empresas proveedoras es mantener en forma constante la información a los coordinadores de las actividades en proceso, entregando un acceso directo a información interna que debe estar actualizada con mayor frecuencia que los datos que se despachan a los clientes.
En lo relativo al mantenimiento de la plataforma computacional asociada es una función del coordinador designado. En este aspecto el trabajo es compatibilizar la evolución tecnológica con la evolución del sistema de gestión.
Es posible obviarla cuando se aplican sistemas de gestión en modalidad ASP vía Web, ya que no se compran herramientas ni la infraestructura requerida. Bajo esta propuesta se arriendan las aplicaciones necesarias para la integración de la administración empresarial. Aún así, queda en la organización usuaria la responsabilidad del correcto mantenimiento de los equipos.
He dejado para el último al más importante de los retos que implica tener operativo un ERP: conocimiento del sistema y su actualización continua. Considerando el caso de las empresas chilenas y el nivel de empleo proyectado en Chile, se requiere definir un plan de retención de personal y una estrategia de capacitación cíclica que mantenga el nivel de operación. Por el lado de las empresas proveedoras, la tarea es generar documentación simple, así como definir un plan de capacitación que pueda desarrollarse en las instalaciones del cliente y que no utilice toda la jornada laboral.
En síntesis, los desafíos tanto para las empresas usuarias como para las que diseñan y crean sistemas de gestión ERP son muchos. Parten con la decisión de incorporarlo y llegan hasta el término de la puesta en marcha, continuando en el tiempo con la educación permanente del personal involucrado y el mantenimiento y actualización del sistema, tanto desde el punto de vista técnico como normativa y legal.
